Efter 3-4 måneders test med god hjælp og vejledning var Mariagerfjord Kommunes oplevelse af DaluxFM, at det på samtlige parametre var (er) bedre end kommunens nuværende FM-system – uden undtagelser. Nu har kommunen skiftet platform i ejendomscenteret og kan dermed bedre levere sine kerneydelser og samtidig være mere effektive i driften.

Mariagerfjord Kommune har i de sidste 4 år været kontraktligt bundet til et FM-system, som funktionsmæssigt ikke stod mål med forventningerne til systemet, nu har de skiftet til DaluxFM. Anders Müller fra Mariagerfjord Kommune har brugt en del tid på at beskrive hvilke funktioner, der var tænkt anderledes eller helt manglede. I det sidste år af kontrakten med det nuværende FM-system blev han bedt om at finde alternative systemer, som var bedre rustet til at indfri forventningerne til et FM-system fra alle led i den kommunale organisation. Ud fra hans beskrivelse af ønsker, fejl og mangler udarbejdede han en kravspecifikation til et FM-system, som tog udgangspunkt i rapporten om FM-systemer fra Basico. Han fik hurtigt et overblik over tre FM-systemer, der reelt selv mente, at de kunne de funktioner, som Mariagerfjord Kommune efterlyste. Det ene system havde været i drift i Mariagerfjord Kommune de sidste 3,5 år.

”Jeg tog kontakt til Dalux og fik meget hurtigt en præsentation og fuld adgang til DaluxFM, hvor jeg kunne teste, få vejledning og al den support som jeg har havde brug for. Jeg testede on/off i 3-4 måneder og lavede en evaluering til min daværende leder. Min dom over Dalux var, at det på samtlige parametre var (er) bedre end Mariagerfjord Kommunes nuværende FM-system – uden undtagelser.” Anders Müller

Digital Tovholder, Mariagerfjord Kommune

”Efter kontrahering skulle jeg danne mig et overblik over konvertering/flytning af data til DaluxFM. DaluxFM har integration til BBR, som opretter alle ejendomme og bygninger, som kunden står som ejer af. Integrationen puljer klynger af bygninger, som tilhører en ejendom (ejendomsnummer), hvilket ikke stemte overens med den opdeling, som MFK har driftet ud fra – men det var en MEGET sund øvelse at gennemgå ejendomme og bygninger. Der var en del manuelt arbejde i at oprette lejede bygninger og ændre forholdene mellem Dalux bygninger og BBR bygningsnumrene – men igen det har været nødvendigt og en rigtig god øvelse.” Anders Müller

Digital Tovholder, Mariagerfjord Kommune

Efter Bygningsarkivets struktur og basisoplysninger var på plads, gik resten af overførslerne relativt smertefrit blandt andet overførsel af assets/bygningsdelskort. Mariagerfjord Kommune har driftet med et relativt lavt deltaljeringsniveau på bygningsdele, men dette har ikke spillet nogen rolle i overførslen af data, da proceduren er den samme. Det drejer sig blot om oprettelsen af brugerdefinerede felter og forståelsen af de obligatoriske. Uanset hvor meget data man har, mener Anders Müller at overførslen af data til DaluxFM kun vil variere ganske få timer afhængig af kvaliteten og konsistensen af eksisterende data. Det er selvfølgelig også en forudsætning at man har kendskab til Excel og i særdeleshed opslagsfunktionen, da der her er meget tid sparet i den kontra at sammenholde og sammenskrive tre regneark til ét.

Nem konvertering 
I den samlede proces har det vakt størst problemer at få data ud af det forhenværende system med alle de nødvendige data, da den skulle samles fra flere forskellige områder i systemet. I Dalux har den største udfordring været at genskabe faktura for det indeværende budgetår – Det kunne Mariagerfjorde Kommune ikke være foruden – så det har der været lidt manuelt arbejde i.

Mariagerfjord Kommune har endda fået historikken/omkostningerne på de enkelte assets med over i DaluxFM, så tabet af data har været minimalt. Dette er overført i et brugerdefineret felt, for at spare tid – historikken og priserne på udførte opgaver fra 2018 kan hentes, men idet der ikke er oprettet faktura manuelt for 4 år, er dataen ikke indarbejdet i økonomidelen i DaluxFM – et bevidst fravalg.

En af årsagerne til at konverteringen er gået relativt smertefrit er også at Dalux har ladet Mariagerfjord Kommune teste systemet i den tid, det har været nødvendigt, hvilket har givet et bedre indblik i systemet. Desuden har Mariagerfjord Kommune dedikeret en stilling til at beskæftige sig med digitale aspekter inden for ejendomsområdet, hvilket naturligvis også er en væsentlig fordel.

“Det har været en fornøjelse at arbejde sammen med Anders Müller fra Mariagerfjord Kommune. Anders har vist sig (som forventet) at være hurtig til, indgående at lære vores brugervenlige FM-løsning at kende – selv helt ud i alle hjørner og kanter, så han kan rigtig udfordre os i workflows og best pratice. Hvilket har en meget stor værdi for alle parter. Sammen bliver vi endnu bedre og mere effektive til at levere den bedste Facility Management løsning til det kommunale marked her i Danmark. For i tæt samarbejde og fællesskab kan Dalux være med til at sikre, at kommunerne får de bedste rammer for at løse deres kerneopgaver og samtidig effektivisere og være værdiskabende i den kommunale ejendomsforvaltning.”

Mikkel Laurberg

Sales Manager, Dalux