Den 3. marts underskrev Høje Taastrup Kommune en aftale med Dalux om anvendelse og implementering af DaluxFM. Siden da har opgaven været at implementere systemet i kommunens 240.000 m2 ejendomsportefølje.

Der findes i dag en lang række FM-systemer på det danske marked. Derfor havde Høje Taastrup Kommune også en klar plan, da deres system skulle vælges. Efter en lang proces og en række møder faldt valget på DaluxFM. Overblik over ejendomme og arealudnyttelse, håndtering af opgaver via HelpDesk og brugervenligheden var afgørende for valget af system.

“Høje-Taastrup Kommune har valgt DaluxFM efter, at vi i en længere periode har været på udkig efter et FM-system, hvor vi kan samle alle vores oplysninger og kommunens bygninger. Også håndtering af opgaver/indrapportering af fejl og mangler. Det var også vigtigt, at systemet kunne give os et overblik over udnyttelsen af vores bygninger til optimering af ejendomsdriften. Årsagen til at valget faldt på DaluxFM er, at systemet er meget brugervenligt,”  udtaler Jeanette Lindorff Pedersen, Administrationschef, Center for Ejendomme og Intern Service.  

Kickstart af implementeringsprocessen

Den efterfølgende proces har været præget af workshops, løbende support samt internt implementeringsarbejde i kommunen. En indledende heldags workshop kickstartede implementeringsprocessen.

Ved Workshoppen deltog Dalux i samarbejde med kommunen og relevantemedarbejdere. Formålet var at gennemgå relevante funktioner i DaluxFM for driftsfolk såvel som administrative medarbejdere. Med fokus på opsætning af teams, oprettelse af opgaver og helpdesk, fik kommunens medarbejdere indblik i de grundlæggende funktioner, der skal danne grundlag for anvendelsen af systemet i den daglige drift.

”Til workshoppen havde vi inviteret relevante aktører fra forskellige afdelinger. Selve workshoppen gav ved kombination af vejledning fra Dalux og adgang til computere for medarbejdere en direkte hands on erfaring med systemets funktioner og muligheder. Vores medarbejdere fik deraf praktisk erfaring og forståelse for de delområder af systemet, som de hver især bliver ansvarlige for,” udtaler Jeanette Lindorff Pedersen.

Efter workshoppen har forløbet været præget af mindre telefonmøder og løbende support, hvor detaljer og spørgsmål er afklaret. Kommunikationen har kørt direkte mellem kommunens tovholder, Jeannette Lindorff Pedersen og Dalux Konsulent, Dennis Nordli Hansen.

Bedre overblik og større tilgængelighed

Status for den foreløbige implementering er, at kommunen har dannet sig overblik systemet og dets muligheder samt leveret synlige resultater på især bygningssiden. Inddeling og gruppering af bygninger og tildeling af bygningsfunktioner, har skabt et klart og let anvendeligt overblik over ejendomsporteføljen. Dertil er de enkelte bygninger inddelt i ansvarsområder og hver især tildelt ansvarlige medarbejdere.

Det betyder, at de ansvarlige driftsfolk let og tilgængeligt kan tilgå deres bygning og dertilhørende opgaver. Opdelingen af kommunens bygninger har også medført, at der er oprettet en områdebestemt HelpDesk, hvor almene bygningsbrugere har adgang, og kun bliver præsenteret for de indmeldingsemner og bygninger, der har relevans for dem.

Den foreløbige implementering har kort sagt skabt overblik og gjort ejendomsdata tilgængelig og anvendelig. Ved at bygge et pålideligt fundament, har kommunen derved også banet vejen for implementering af de næste faser, der inkluderer arealforvaltning, budgetter og assets.

”Formålet har været at starte fra bunden og bygge på. Overblik over kommunens bygninger og derfra en logisk opdeling og tildeling af ansvarsområder har givet os det fornødne overblik. Implementeringen er langt fra færdig, men løses trin for trin internt og i løbende samarbejde med Dalux,” fortæller Jeanette Lindorff Pedersen.

Dalux har i den seneste tid haft stor tilgang af nye kommuner, hvor lignende forløb skal sikre, at landets kommuner i større grad får overblik over deres ejendomsportefølje og opgaver.

For mere information kontakt:
Dennis Nordli Hansen
FM Konsulent
Mobil: 71 74 73 64

Dalux

CONTACT US

info@dalux.com
Denmark: +45 53 72 73 00
Norway: +47 23 96 00 95
Sweden +46 40 66 88 747
UK +44 20 3868 7120
Germany: +43 720 881466

ABOUT

About Dalux
Support
User Cases

FOLLOW US

© 2018 Dalux Copenhagen, Denmark